Huishoudelijk reglement

Artikel 1 BESTUURSORGANEN 

a. Dagelijks Bestuur

De vereniging wordt in rechte vertegenwoordigd door het Dagelijks Bestuur. Dit orgaan bestaat uit vijf statutair vastgestelde leden, te weten de voorzitter, de vice-voorzitter, de secretaris, de penningmeester en een algemeen lid.

b. Bestuursraad

Het Dagelijks Bestuur wordt in haar werk bijgestaan door functionarissen die een vitale dan wel variabele functie binnen de vereniging vervullen. Deze vergadering wordt Bestuursraad genoemd en heeft tot taak het beleid van de vereniging te ontwikkelen en reeds vastgesteld beleid uit te voeren.

c. Algemeen Bestuur

Naast de Bestuursraad kent de vereniging het Algemeen Bestuur. Hierin hebben zitting naast de leden van het Dagelijks Bestuur en de onder b. genoemde functionarissen die een vitale dan wel variabele functie uitoefenen, één vertegenwoordiger vanuit het bestuur van elk der werk- en doelgroepen, alsmede de hoofden van diensten of commissies of hun plaatsvervangers.

d. Algemene Ledenvergadering

Het hoogste gezagsorgaan binnen de vereniging is de Algemene Ledenvergadering. Hierin wordt het beleid van de vereniging vastgesteld en worden alle bestuursleden, met uitzondering van de bestuursleden van werk- en doelgroepen gekozen.

 

Artikel 2 ZITTINGSTERMIJN EN VERKIEZING

a. Bestuursleden, met uitzondering van de bestuursleden van werk- en doelgroepen, hebben een zittingstermijn van drie jaren en zijn bij afloop terstond herkiesbaar. Loopt een zittingstermijn af en zijn er geen tegenkandidaten voorgesteld, dan wordt, met instemming van de Algemene Ledenvergadering, de zittingstermijn verlengd met een periode van drie jaar.

b. Voordrachten van kandidaat-bestuursleden dienen te worden ingebracht:

1. vanuit de Bestuursraad, waarbij een korte schriftelijke motivatie wordt gegeven

2. vanuit de leden der vereniging, middels een schriftelijke voordracht, ondertekend door minimaal vijf leden. Deze voordracht dient minstens vier weken voor aanvang van de Algemene Ledenvergadering te zijn ontvangen door de secretaris.

c. Variabele functies

1. Om tijdelijk een noodzakelijk pakket werkzaamheden te verrichten kunnen leden en functionarissen als bestuurslid worden voorgedragen voor zitting in de Bestuursraad. Deze bestuursleden worden gekozen voor de periode van één jaar, waarbij een korte motivatie wordt gegeven omtrent nut en noodzaak van de functie. Wanneer deze noodzaak vervalt of de werkzaamheden zijn beëindigd, vervalt eveneens de bestuurszetel.

2. Alle voordrachten worden van tevoren in de agendastukken aan de leden meegedeeld.

 

Artikel 3-8 DAGELIJKS BESTUUR

Artikel 3 Taken

De taken van het alle bestuursleden alsmede hoofden van diensten en commissies worden in de Bestuursraad bepaald en vastgesteld door de Algemene Ledenvergadering. Deze taken dienen vastgeld te worden in een taken/functie boek.

 

Artikel 4 Voorzitter

De voorzitter presideert (de vergaderingen van) het Dagelijks Bestuur, de Bestuursraad, (de vergaderingen van) het Algemeen Bestuur en de Algemene Ledenvergadering. 

 

Artikel 5 Vice-voorzitter

Bij afwezigheid van de voorzitter worden diens taken overgenomen door de vice-voorzitter. 

 

Artikel 6 Secretaris

De secretaris is belast met het voeren van correspondentie namens de vereniging, het (doen) notuleren van vergaderingen, het bijhouden van het archief en het samenstellen van het jaarverslag.

Ingeval de voorzitter en de vice-voorzitter afwezig zijn tijdens de DB-vergaderingen, de Bestuursraad, de vergaderingen van het Algemeen Bestuur en de Algemene Ledenvergadering, dan neemt de secretaris deze taak op zich. Daarnaast is de secretaris verantwoordelijk voor het beheren van de ledenlijst. 

 

Artikel 7 Penningmeester

De penningmeester is belast met het beheer van de geldmiddelen van de vereniging. Hij voert hiertoe de nodige administratie en streeft ernaar dat de aan de vereniging verschuldigde gelden tijdig binnenkomen. Hij brengt periodiek verslag uit binnen de Bestuursraad en verzorgt jaarlijks de financiële verslaglegging van rekening en begroting.

Voor uitgaven van bedragen boven de Euro 500,- die niet in de begroting zijn opgenomen, dient vooraf toestemming van het Algemeen Bestuur te zijn verkregen.

 

Artikel 8 Algemeen Lid

Het Algemeen lid van het Dagelijks Bestuur kan deze functie combineren met een andere functie binnen de vereniging met uitzondering van een DB-functie (tijdelijke waarneming buiten beschouwing gelaten).

 

Artikel 9 Vitale Functies

De vereniging kent naast de Dagelijks Bestuursfuncties enkele vitale functies. Deze functies zijn van belang voor het in stand houden van de vereniging en het realiseren van haar doelstellingen. Vitale functies worden driejaarlijks geëvalueerd.

a. Hoofdredacteur

De hoofdredacteur is verantwoordelijk voor de samenstelling en het tijdig verzenden van het tijdschrift Lacerta.

b. PR-functionaris

De PR-functionaris is de persoon die de vereniging in publicitaire zaken naar buiten vertegenwoordigt. Hij ondersteunt anderen die in de publiciteit treden en onderhoudt contacten met vertegenwoordigers van de pers en andere media.

c. Redacteur LacertActueel

De redacteur LacertActueel is verantwoordelijk voor de samenstelling en het tijdig verzenden van het mededelingenblad van de vereniging, LacertActueel

d. De Ledenadministrateur houdt de ledenlijst bij en draagt zorg voor tijdige aflevering van etiketten ten 

behoeve van het tijdschrift. Deze functionaris brengt per kwartaal verslag uit aan het Dagelijks Bestuur over 

het ledenbestand. Zijn jaarverslag is geïntegreerd in het jaarverslag van de secretaris

 

Artikel 10 Variabele Functies

Vanuit de Bestuursraad kan worden voorgesteld om personen te belasten met werkzaamheden van kennelijk tijdelijke aard. Deze werkzaamheden worden verricht door een functionaris met een zgn. variabele functie. Per verenigingsjaar worden deze functies geëvalueerd.

 

Artikel 11 Algemeen structuur

a. Behoudens statutaire beperkingen is het Dagelijks Bestuur belast met het besturen der vereniging.

b. Indien het aantal DB-leden tot onder de vier is gedaald, blijft het bestuur bevoegd. Het is echter verplicht zo spoedig mogelijk een Algemene Ledenvergadering te beleggen waarin voorziening van de openstaande plaatsen wordt behandeld.

c. Het Algemeen Bestuur bekrachtigt de beleidsvoornemens die geformuleerd zijn binnen de Bestuursraad, waarna deze voornemens de status van beleid hebben. Onderwerpen die de doelstellingen van de vereniging, alsmede het realiseren daarvan bevatten worden als beleid vastgesteld door de Algemene Ledenvergadering Onderwerpen die de dagelijkse gang van zaken betreffen en die vallen binnen de gestelde grenzen van het Huishoudelijk Reglement behoeven geen bekrachtiging van het Algemeen Bestuur.

 

Artikel 12 Roulatieschema bestuursleden

De secretaris draagt zorg voor een rooster van aftreden van alle bestuurs- of commissieleden met uitzondering van de vertegenwoordigers van werk- en doelgroepen, zodanig dat na drie jaar alle bestuursleden eenmaal aftredend zijn geweest. De voorzitter en de secretaris treden niet in hetzelfde jaar af, evenmin als de secretaris en de penningmeester. Aftredende bestuursleden zijn terstond herkiesbaar, met inachtneming van art. 2 lid a en behoudens het bepaalde in art. 16.

 

Artikel 13 Ontheffing uit functie

Een bestuurslid of commissielid kan door de Algemene Bestuursvergadering uit zijn/haar functie ontheven worden, op voorstel vanuit de Bestuursraad, het Algemeen Bestuur of van minstens vijftien leden. Voorstel tot ontheffing kan slechts geschieden dan na gebleken verregaande nalatigheid in de uitoefening van de functie, van schromelijke overtreding van de statuten of reglementen, of door opzettelijke benadeling van de vereniging.

 

Artikel 14 Vergaderfrequentie AB

Het Algemeen Bestuur bepaalt zelf de frequentie van haar vergaderingen, doch komt minstens driemaal per jaar bijeen. De vergaderingen worden op een termijn van minstens dertig dagen door de secretaris uitgeschreven, behoudens in spoedeisende gevallen, zulks ter beoordeling van de voorzitter.

 

Artikel 15 Quorum

Ten aanzien van het nemen van besluiten is zowel ten aanzien van de vergadering van het Algemeen Bestuur als de Bestuursraad de aanwezigheid van minimaal éénderde van de leden van het desbetreffende bestuur vereist.

Wanneer dit quorum niet wordt gehaald of bij het staken der stemmen wordt het desbetreffende onderwerp in een volgende vergadering alsnog behandeld. Mocht er opnieuw geen quorum aanwezig zijn, dan wel de stemmen opnieuw staken, beslist het Dagelijks Bestuur.

 

Artikel 16 Stemming

Alle besluiten worden genomen met gewone meerderheid van stemmen. Op onderwerpen die minstens vier weken van tevoren schriftelijk zijn bekend gemaakt kan tijdens de vergadering schriftelijk dan wel mondeling bij volmacht worden gestemd. In dit geval dient de volmachtgever er zorg voor te dragen dat voor de aanvang van de vergadering een volmachtverklaring bij de secretaris berust en een kopie van deze verklaring bij de gemachtigde die in opdracht van de volmachtgever aan de stemming deelneemt. Een gemachtigde kan maximaal voor twee volmachtgevers bij volmacht stemmen.

 

Artikel 17-22 LEDENVERGADERINGEN

Artikel 17 Vergaderingen AL

Algemene Ledenvergaderingen worden gehouden op door het Algemeen Bestuur vast te stellen data.

 

Artikel 18 Agenda

Op de agenda van een Algemene Ledenvergadering dienen minimaal de volgende onderwerpen te worden opgevoerd:

a. De notulen van de voorgaande Algemene Ledenvergadering

b. Het verslag van de secretaris over het afgelopen verenigingsjaar

c. Het verslag van de penningmeester, de rekening en verantwoording van het afgelopen verenigingsjaar, alsmede de begroting voor het komende verenigingsjaar

d. Het verslag van de Kascommissie

e. De (her)benoeming van bestuurs- en commissieleden

f. Vaststellen variabele en vitale functies en indien van toepassing evaluatierapport

g. Voorstellen waarvoor de instemming van de Algemene Ledenvergadering is vereist

h. Andere gewenste punten en/of ingekomen stukken, zoals wijzigingsvoorstellen van statuten of reglementen

 

De goedkeuring van de jaarstukken genoemd onder b. en c. strekt tot décharge van het Dagelijks Bestuur.

 

Artikel 19 Buitengewone Ledenvergaderingen

Buitengewone Ledenvergaderingen worden gehouden zo dikwijls het Algemeen Bestuur dit noodzakelijk acht of op schriftelijke aanvraag van tenminste tien leden, huisgenootleden, leden van verdienste of ereleden, met opgaaf van punten van behandeling. Het Dagelijks Bestuur is in dit geval verplicht om binnen twee maanden na ontvangst van dit verzoek een algemene vergadering bijeen te roepen, bij gebreke waarvan de aanvragers het recht hebben zelf tot het beleggen van de verzochte vergadering over te gaan. 

 

Artikel 20

Ledenvergaderingen worden op een termijn van minstens 21 dagen schriftelijk geconvoceerd onder opgave van de te behandelen punten.

 

Artikel 21 Voorstellen van Leden

Voorstellen van de leden, met uitzondering van kandidaatstelling voor bestuursfuncties, zullen in de ledenvergaderingen worden behandeld mits zij minstens twee maanden voor de datum waarop de vergadering is vastgesteld bij de secretaris zijn ingediend en door minstens vijf leden zijn ondertekend.

 

Artikel 22

Lid 1

a. Alle leden, genoemd in artikel 4 van de statuten, alsmede de donateurs hebben toegang tot de

ledenvergaderingen 

b. Over zaken wordt gestemd bij handopsteken of, indien dit door minstens tien leden wordt gewenst, 

schriftelijk.

c. Over personen vindt in beginsel schriftelijk stemming plaats met ondertekende, gewaarmerkte stembriefjes.

d. Besluiten over personen of zaken komen tot stand met gewone meerderheid der stemmen. 

e. Bij staking der stemmen over personen vindt herstemming plaats; staken de stemmen bij herstemming 

wederom dan beslist de voorzitter van de vereniging.

f. Bij het staken der stemmen over zaken wordt het voorstel geacht te zijn verworpen.

g. Wanneer het aantal blanco stemmen de som van de voor en tegen stemmen overtreft wordt het punt aangehouden

voor hernieuwde behandeling in een volgende vergadering.

 

Lid 2

Leden en donateurs niet zijnde lid van het Algemeen Bestuur kunnen de AB vergadering als toehoorder bijwonen.

 

Artikel 23-24 REFERENDUM

Artikel 23

Wanneer het Algemeen Bestuur besluit tot het houden van een referendum benoemt zij voor de organisatie van dit referendum een commissie van drie leden. Eén van deze leden wordt benoemd als voorzitter. Wanneer het referendum is gehouden wordt de commissie ontbonden.

 

Artikel 24

Lid 1

a. Op een voorstel dat door elk orgaan of lid van de vereniging schriftelijk bij de secretaris kan worden ingediend

kan het Algemeen Bestuur besluiten tot het organiseren van een referendum.

b. Het besluit tot het organiseren van een referendum wordt met een twee/derde meerderheid van stemmen 

genomen.

 

Lid 2

a. Per referendum kan slechts één kwestie aan de orde gesteld worden.

b. De referendumcommissie stelt binnen 2 maanden een tekst op die aan het Algemeen Bestuur ter goedkeuring 

wordt aangeboden.

c. Middels het verenigingsperiodiek wordt de tekst van het referendum aan de leden voorgelegd, alsmede de uiterste 

datum tot waarop aan de stemming kan worden deelgenomen. 

d. Uiterlijk twee maanden na het verschijnen van de goedgekeurde tekst wordt de inzendtermijn van de stemmen 

gesloten.

 

Lid 3

a. De uitslag wordt bepaald met gewone meerderheid van stemmen en is bindend voor de vereniging. 

b. Wanneer door minder dan 20% van de in Nederland woonachtige leden van de vereniging aan de stemming is 

deelgenomen wordt de uitslag van het referendum ongeldig verklaard. In dit geval kan niet eerder dan na één jaar 

de kwestie opnieuw aan de orde worden gesteld, tenzij de Algemene Ledenvergadering anders beslist.

 

Artikel 25 CONTRIBUTIE EN DONATIES

a. Wijzigingen in de contributie worden door het Dagelijks Bestuur voorgesteld en goedgekeurd door de 

Algemene Ledenvergadering. De contributie moet worden voldaan in één jaarlijkse betaling en wel bij

vooruitbetaling.

Wordt deze contributie niet tijdig voldaan, dan wordt eenmaal een herinnering verzonden. Hierbij wordt het 

contributiebedrag verhoogd met een door het Dagelijks Bestuur vastgesteld bedrag voor administratiekosten. 

Het Algemeen Bestuur stelt het tijdstip vast waarop leden die nog niet aan hun contributieplicht hebben 

voldaan geen Tijdschrift en LacertActueel meer ontvangen. Hen wordt schriftelijk medegedeeld dat zij bij 

het niet voldoen van hun contributieschuld worden geroyeerd wegens wanbetaling. 

b. Ereleden zijn vrijgesteld van contributiebetaling. Leden van verdienste zijn wel contributieplichtig.

c. In geringe mate kan van de contributieplicht worden afgeweken. Dit kan uitsluitend op voorstel van de penningmeester en na voorafgaande toestemming van het Dagelijks Bestuur.

d. Huisgenoten van leden van de vereniging kunnen als huisgenootleden tot de vereniging toetreden. 

Het huisgenootlid betaalt 1/3 van de contributie. Dit bedrag wordt afgerond op hele Euro’s. Huisgenootleden 

ontvangen geen tijdschrift of LacertActueel. Voor het overige hebben zij alle rechten en plichten van het 

lidmaatschap.

e. Het Dagelijks Bestuur kan in bijzondere gevallen tijdelijke verlaging, kwijtschelding of ontheffing van de 

contributie verlenen. Deze bijzondere gevallen dienen door de penningmeester aan de jaarlijkse 

ledenvergadering te worden gerapporteerd.

 

Artikel 26 Royementen en royementscommissie

Er bestaan twee vormen van royement: Royement wegens wanbetaling en royement wegens het handelen in strijd met de beginselen, het doel en het streven van de vereniging, dan wel het ernstig schaden van (het imago van) de vereniging.

a. Bij royement wegens wanbetaling, als bedoeld in artikel 6 van de statuten, kan het Dagelijks Bestuur het 

royement alsnog intrekken na schriftelijke mededeling van het royement, wanneer door het betrokken lid 

alsnog aan de financiële verplichtingen ten opzichte van de vereniging is voldaan. 

b. In geval van royement blijft de vordering van de vereniging op het betrokken lid onverminderd van kracht. 

Deze vordering zal na vijf jaar als verjaard worden beschouwd.

c. De commissie als bedoeld in art 6 van de statuten bij royement wegens handelen in strijd met de beginselen, 

doel en streven van de vereniging wordt op voorstel van het Dagelijks Bestuur benoemd in een Algemeen 

Bestuursvergadering en heeft een zittingsduur van maximaal één jaar.

 

Artikel 27 Verenigingsorgaan en redactiecommissie

a. Periodiek ontvangen leden het officiële verenigingstijdschrift Lacerta, met artikelen op het gebied van de 

herpetologie en de terrariumkunde

b. Daarnaast ontvangen leden het officiële mededelingenblad LacertActueel, waarin verenigingsnieuws wordt 

gepubliceerd. Dit orgaan kan tevens als spreekbuis tussen de leden fungeren.

c. Bij de samenstelling van het verenigingstijdschrift Lacerta zal de hoofdredacteur worden bijgestaan door een 

redactie. De hoofdredacteur wordt door de Algemene Ledenvergadering in functie gekozen, de andere leden 

van de redactie worden door het Algemeen Bestuur op voorstel van de hoofdredacteur benoemd. 

Redactieleden hebben de status van commissielid. De redactie draagt zorg voor een regelmatige verschijning 

van het officiële verenigingstijdschrift. Zij verdeelt daartoe in onderling overleg de taken. De hoofdredacteur 

is verantwoording schuldig aan het Dagelijks Bestuur.

d. Het mededelingenblad LacertActueel kan als onafhankelijk geheel worden toegevoegd aan het 

verenigingstijdschrift Lacerta. Het heeft een eigen redacteur, die door de Algemene Ledenvergadering wordt 

benoemd. De redacteur LacertActueel kan gebruik maken van redactiemedewerkers, die door de Algemeen 

Bestuursvergadering worden benoemd op voordracht van de redacteur LacertActueel.

De redacteur LacertActueel is verantwoording schuldig aan het Dagelijks bestuur.

 

Artikel 28 KASCOMMISSIE

a. De Kascommissie, als genoemd in artikel 18 sub d van dit reglement, bestaat uit drie stemgerechtigde leden. 

De commissieleden worden jaarlijks op voorstel van het Dagelijks Bestuur door de Algemene 

Ledenvergadering gekozen, met dien verstande, dat elk jaar één commissielid zal aftreden en in dat jaar niet 

herkiesbaar is en dat geen der commissieleden meer dan drie jaren achtereen in functie blijft.

b. De commissie heeft tot taak minstens eenmaal per jaar, en wel na het einde van het verenigingsjaar, op 

uitnodiging van de penningmeester de boeken en bescheiden van de vereniging te controleren. Zij brengt 

van deze controle verslag uit aan het Dagelijks Bestuur, dat dit verslag samen met de financiële jaarstukken 

ter kennis van de leden brengt.

c. De commissie kan desgewenst ook tussentijdse controles instellen, echter niet vaker dan éénmaal per 

kwartaal en alleen na voorafgaand overleg met de penningmeester.

d. Eventuele suggesties tot verbetering respectievelijk wijziging van de verenigingsadministratie of het 

financieel beleid als zodanig, welke in het rapport zijn vervat, zullen in de jaarlijkse Algemene 

Ledenvergadering, indien een der commissieleden dit wenst, ter discussie worden gesteld.

 

Artikel 29-30 Overige commissies en diensten

Artikel 29

Ter bevordering van de doelstellingen van de vereniging kunnen commissies en diensten worden ingesteld. De samenstelling, taak, financiële middelen en bevoegdheden van deze organen worden bij afzonderlijke reglementen geregeld

 

Artikel 30

Ter bevordering van de doelstellingen der vereniging bestaan er binnen de vereniging regionale of doelgerichte groepen, die volledig de statuten onderschrijven en uitvoeren. 

De samenstelling, taak, bevoegdheden en wijze van financiering van deze groepen worden bij afzonderlijk reglement Werk- en Doelgroepen geregeld

 

Artikel 31-32 EIGENDOMMEN VAN DE VERENIGING

Artikel 31

Functionarissen, commissies, diensten of groepen kunnen het beheer voeren over duurzame gebruiksgoederen die hun door de vereniging voor het uitvoeren van hun taak ter beschikking zijn gesteld. Zij zijn verplicht om deze goederen in goede staat te houden. Vervanging of vernietiging van deze goederen vindt alleen plaats in overleg en met toestemming van het Dagelijks Bestuur. Bij beëindiging van de desbetreffende activiteit dient de betrokkene zorg te dragen voor overdracht van deze verenigings-eigendommen aan een daartoe aangewezen lid van het Dagelijks Bestuur.

 

Artikel 32

In geval van liquidatie van de vereniging worden de eventuele baten ter beschikking gesteld aan een nader door het Algemeen Bestuur aan te wijzen instelling of vereniging die zich op herpetologisch gebied beweegt, dit met inachtneming van het hierover bepaalde in de statuten.

 

Artikel 33 Kostenvergoeding

Bestuursleden, commissieleden of andere functionarissen kunnen aanspraak maken op vergoeding van kosten, die zij voor een juiste uitoefening van hun functie hebben moeten maken. Op voorstel van het Dagelijks Bestuur stelt het Algemeen Bestuur hiervoor regels vast.

 

Artikel 34 Reglementswijzigingen

Wijziging van dit Huishoudelijk Reglement kan slechts plaatsvinden in een mede daartoe belegde jaarlijkse Algemene Ledenvergadering, en behoeft een meerderheid van minstens

twee/derde der in de vergadering uitgebrachte stemmen

 

Artikel 35 Slotbepaling

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het Algemeen Bestuur onder voorbehoud van goedkeuring door de eerstvolgende ledenvergadering.

 

 

 

Vaststellingen

Eerste vaststelling d.d. 17-02-1979

Gewijzigd d.d. 20-09-1980

Gewijzigd d.d. 03-09-1983

Gewijzigd d.d. 06-09-1986

Gewijzigd d.d. 08-10-1988

Gewijzigd d.d. 19-09-1992

Gewijzigd d.d. 08-06-2002